名刺管理ソフトの基礎知識！
機能やメリット・デメリットから効果的な活用までを紹介！

更新：2024.9.27
著者：Ｓｋｙ株式会社

インターネットの普及により、顧客の購買行動が多様化していることなどから、企業の営業部門は顧客情報の管理・分析を重視しています。顧客情報の管理に役立つツールの一つとして注目されているのが、名刺管理ソフトです。本記事では、名刺管理ソフトの主な機能や導入するメリットのほか、選定の際に確認しておきたいポイントなどをご紹介します。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化して、組織で一元管理、共有するためのツールです。紙の名刺をスキャナーなどで読み取り、OCR（光学文字認識）技術などを用いてテキストデータ化し、名刺情報をデジタル化することで、検索や共有が容易になります。そして、顧客情報を可視化することで、営業活動の効率化や顧客管理に役立てることができます。

名刺管理が必要な理由とは

名刺管理が必要な理由は、顧客の情報を活用して効率良く業績を上げるためです。先述したとおり、名刺情報をテキストデータ化することで、情報の検索や共有が容易になります。これにより、営業担当者が顧客とすぐに連絡を取れたり、過去の名刺のやりとりを見てスムーズに引き継ぎができたりと、業務を効率化でき、生産性の向上につながります。

また、名刺情報をしっかり管理することは、顧客情報を効果的に活用するための土台づくりにもなります。

個人情報保護法における名刺の扱いとは？

個人情報保護法の適用対象となるのは、一般的に名刺をファイリングしている場合やデータベース化している場合とされていますが、これにはそのほかにも解釈があります。いずれにしても受け取った名刺の取り扱いには十分な注意が必要です。

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトのメリットは多岐にわたります。ここでは、代表的なメリットを5つご紹介します。

名刺管理の効率化で作業工数を削減

名刺管理ソフトにより、名刺管理の工数を削減することができます。名刺情報をMicrosoft Excelなどで管理する場合、手作業で入力する作業が必要ですが、名刺管理ソフトは、OCR技術を活用して名刺情報をテキスト化できます。また、名刺の整理・分類、検索、情報の更新もスムーズに行えます。

情報の一元管理

名刺情報を組織で一元管理できることもメリットとして挙げられます。営業担当者がそれぞれに名刺を管理して情報が散逸することを防ぎ、必要な情報を迅速に検索・取得することができます。

組織で共有・連携できる

名刺データを組織で共有・連携することで、営業担当者同士で顧客情報を共有し、効果的なアプローチを検討・実施できます。組織全体で名刺情報を共有することで、アプローチしたい企業と接点を持っている人が別の部署にいることがわかるというケースもあります。

スマートフォンで外出先でも顧客情報を確認

名刺管理ソフトの多くは、モバイルアプリとしても提供されています。外出先でもスマートフォンを使って、情報にアクセスできることで、営業活動をスムーズに進められます。

顧客情報の漏洩防止

名刺管理ソフトは、顧客情報の漏洩を防ぐことにもつながります。紙の名刺は、保管中の紛失、盗難に遭うリスクをはらんでいます。一方、名刺管理ソフトは、データの暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策が施させているものもあり、大切な情報を守ることができます。

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトには、メリットだけでなくデメリットもあります。ここでは、名刺管理ソフトのデメリットを2つご紹介します。

ランニングコスト

名刺管理ソフトには、初期導入コストだけでなく、ライセンス料などの継続的なコストが必要になります。規模の大きな企業や組織では、使用ユーザーが多くなるため、コストが増大する可能性もあります。

名刺管理ツールと顧客管理ツールとの二重管理が発生する場合がある

多くの企業で、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールが活用されています。そのため、それらのツールと名刺管理ソフトで二重管理が発生してしまう可能性もあります。

名刺管理ツールの主な機能

名刺の読み取りおよびデータ化

名刺管理ツールは、名刺をスキャナーまたはスマートフォンのカメラで撮影して取り込み、OCR技術を用いてテキストデータ化します。スキャナーの場合、一度に20～30枚程度の名刺をまとめてスキャンしたり、スマートフォンでも複数枚を連続撮影してまとめて取り込むことができたりする名刺管理ソフトもあり、効率的に名刺を登録して、管理できます。

名刺情報の閲覧・検索

デジタル化された名刺情報を閲覧でき、必要な情報を迅速に確認することが可能です。複数条件を組み合わせて絞り込み検索をしたり、顔写真を登録して名刺と共に表示したりできる機能を備えた名刺管理ソフトもあります。

名刺情報の営業活動への活用

名刺管理ソフトには、営業活動を支援する機能を備えたものもあります。例えば、名刺情報を起点に、日々の営業活動の記録を登録して、ユーザーごとや企業・案件ごとに活動の状況を確認できる機能をはじめ、メール一斉配信が行える機能、企業データベースや名刺を登録した企業に関連するニュースを確認できる機能などがあります。

セキュリティ強化

セキュアな環境で名刺情報を活用できるように、2要素認証やIPアドレスによる接続制限が可能など、セキュリティ対策が施された名刺管理ソフトもあります。また、セキュリティ対策ソフトウェアなどと連携することで、名刺管理画面の画面キャプチャーを禁止したり、名刺情報のダウンロードを検知して管理者に通知したりでき、名刺情報の持ち出しを防ぐことができます。

名刺管理ソフトの比較・検討のポイント

目的から選ぶ

自社の目的に合う名刺管理ソフトを選ぶことがポイントです。例えば、新規顧客の営業に活用したいのなら商談管理ができる機能、既存顧客に向けた営業に役立てたいのなら顧客管理ができる機能といったように、目的に合う機能が備わっているかどうかを確認することが大切です。

セキュリティ性能から選ぶ

名刺に記載されている情報は個人情報です。情報漏洩事故を起こさないためにも、しっかりとしたセキュリティ対策を施しているかどうかも名刺管理ソフトを選定する際のポイントとなります。また、ソフトウェアの提供会社がプライバシーマークを保持していたり、データ暗号化対策を行っていたりするかどうかを確認することも大切です。

操作感・精度で選ぶ

直感的に操作できるインタフェースであることや、スキャナーやスマートフォンアプリによる名刺情報の読み取り作業が行いやすいかどうかも、名刺管理ソフトを選ぶ上でのポイントとなります。操作がわかりにくい場合、活用されなくなってしまう可能性もあります。無料トライアルやスキャナー貸し出しなどのサービスを利用して、あらかじめ操作性を確認しておくことが重要です。

また、精度の高いOCRを用いたソフトウェアを選ぶことも大切です。テキスト化されたデータが高精度であれば作業効率の向上につながります。

名刺データ返却の有無で選ぶ

取り込んだ名刺データが、名刺管理ソフトの利用終了時に返却されるかどうかも、選定時に忘れてはいけないポイントです。名刺データが返却されないと、これまで使用していた名刺管理ソフトから別のものに乗り換える場合、データを移管できないことがあります。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」のライセンス形態の違い

Ｓｋｙ株式会社が提供する、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」は、シンプルな画面構成で直感的に操作でき、検索性に優れた名刺管理画面で必要な情報をスピーディーに確認できます。さらに名刺を読み取ってOCRで名刺情報をテキスト化した後、オペレーターが確認・修正を行うため、データの正確性が担保されています。

また、日々の営業活動を記録する機能を備えており、営業活動の振り返りや今後の営業方針の検討などに活用することが可能。情報セキュリティ対策商品である「SKYSEA Client View」と連携することで、名刺管理画面の画面キャプチャーを禁止したり、名刺情報のダウンロードを検知して管理者に通知したりと、セキュリティを強化することができます。さらにSKYPCEは、要望すれば、登録した名刺情報やスキャンした名刺画像などがいつでも返却されます。SKYPCEには次のライセンス形態があり、目的や利用規模に合わせて選択できます。

SKYPCEスタートパック

「SKYPCEスタートパック」は、特定の部署のみなど限られた人数で利用されるお客様向けのライセンスです。5ユーザー以上からご利用できます。

名刺管理ソフトの導入までの流れ

名刺管理ソフトの導入にあたり、申し込み後にセットアップ期間が必要となります。名刺管理サービスによりますが、約2か月のセットアップ期間を経て本格的に利用できるようになります。また、名刺管理ソフトによっては、事前の導入コンサルティングや利用者を対象に、操作方法を利用場面に沿って説明するトレーニングサービスを含めて提供している場合もあります。

名刺管理ソフト導入前の確認事項

クラウドサービスとして提供されている名刺管理ソフトの場合、SFAやCRMと連携している製品があります。それらの製品と連携することで、名刺情報をデータ化するところまでを名刺管理ソフトで行い、その名刺情報用いてSFAやCRMで顧客管理を行います。名刺管理ソフトを導入する際には、連携している製品を事前に確認することが大切です。

名刺管理ソフトをより効率的に活用する方法

運用ルールの統一

名刺管理ソフトを効率的に活用するには、組織で運用のルールを定めることが大切です。名刺管理ソフトには、名刺情報のグループ化や、名刺情報に関連するメモを残して共有できる機能を備えたものがあります。ルールを定めないままこれらの機能を活用すると、必要な情報にたどり着きにくくなる可能性があるため、グループ化する場合のルールやメモに記載すべき内容についてあらかじめ決めておくことをお勧めします。

また、入力規則のほかにも、登録漏れがないように名刺取得後はすぐに名刺管理ソフトに登録するといったルールも必要です。

名刺データの共有

名刺管理ソフトは、名刺情報を組織で共有し、社内の人脈を可視化することができます。組織全体で情報共有されることで、誰でも必要な情報に迅速にアクセスでき、効率的な営業活動につなげられます。例えば、名刺管理ソフトを活用すれば、コンタクトを取りたい顧客とつながりのある人が社内にいるかどうかをすぐに調べられます。また、営業記録を残すことで、人事異動に伴う担当交代があっても、過去の商談内容をしっかりと踏まえて提案するといった、営業担当者間の連携がスムーズになります。

CRM・SFAなどのツールと連携

先述したとおり、名刺管理ソフトには、CRMやSFAなどのツールと連携させられるものがあります。これらと連携することで、顧客情報を一元管理できるだけなく、営業活動の可視化や分析、マーケティング戦略の立案などが可能となり、さらに効果を高められます。

名刺管理に関するQ&A

名刺管理ソフトは危険？

無料で利用できる名刺管理ソフトには、登録した名刺情報から利用者の特性を判断し、業務と関係のない転職を促すような求人広告が自動表示されてしまうものがあります。これは人材の流出につながりかねません。導入を検討する際には、しっかりとしたセキュリティ対策が行われている名刺管理ソフトを選定する必要があります。

名刺管理の注意点は？

名刺管理ソフトを活用する場合は、運用ルールを統一しておくことが必要です。先述したとおり、ルールを定めないまま名刺管理ソフトを活用しても、必要な情報にたどり着きにくくなる場合があり、登録した名刺情報を活用しきれない可能性があります。

名刺の保存場所は？

クラウドの名刺管理ソフトの場合、クラウド上で名刺データを管理します。オンプレミスの場合は、ユーザーが管理する設備内に物理サーバーを設置し、ユーザー自身の運用環境で名刺データを管理します。

法人だけでなく個人利用もできる？

個人で利用できる名刺管理ソフトもあります。しかし、個人で名刺管理ソフトを利用していた人が転職した場合、営業先などに関する情報を転職先で活用されてしまう可能性があります。名刺情報は、企業の重要な資産です。名刺情報の持ち出しを防ぐために、組織できっちりと名刺管理を行う必要があります。

名刺管理ツール導入ならSKYPCE（スカイピース）

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」は、いただいた名刺をスキャナーで取り込んだり、やスマートフォンのカメラで撮影したりするだけで、名刺情報をデータ化して一元管理できるサービスです。名刺情報を個人ではなく組織全体で共有して活用できるほか、一斉メール配信や営業活動記録、ニュース連携機能など、マーケティングや営業活動を支援する機能を搭載。また、名刺情報をSFAやCRMなどと連携して活用することも可能です。

Ｓｋｙ株式会社がこれまでの商品開発のなかで培った「使いやすさ」と、自社開発の他商品との連携による「セキュリティ」で、便利で安全な顧客情報管理を実現。社内にある名刺を有効活用するために、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。

まとめ

ここまで、名刺管理ソフトのメリット・デメリット、主な機能、選び方などについてご紹介しました。名刺管理ソフトを活用すれば、名刺情報を組織で一元管理でき、営業担当者同士で顧客情報を共有して、効果的なアプローチを検討・実施できます。よりスムーズで効果的な営業活動の実現に向けて、名刺管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。