【管理部​ 業務管理課】会社の​「声」を​つなぐ！​固定電話が​使えるようになるまでの​裏側を​紹介

現在、社内の連絡は全社員に貸与しているスマートフォンが中心となっていますが、お客様からのお問い合わせ窓口や部署専用の窓口などでは、今でも「固定電話」が重要な役割を果たしています。

今回は、会社の「声」をつなぐ固定電話をいつでも使える状態にするために、私たち業務管理課が日々行っている手配業務の裏側をご紹介します。

固定電話が​使えるようになるまでの​ステップ

「固定電話の手配」と聞くと、単に電話機を配置するだけの作業と思われるかもしれませんが、皆さまが安心して気持ちよく電話を使えるように、私たちは次のようなステップに沿って、一つひとつ丁寧に準備を進めています。

① 要件の​ヒアリング

まずは、固定電話の新設や増設を希望する部署の担当者からじっくりとお話を伺います。 電話の用途や必要な回線数、設置場所といった基本情報の確認はもちろんですが、「将来的に人員が増える予定はあるか」「デスクのレイアウト変更が想定されるか」など、将来的な展望も視野に入れながら、その部署にとって最も使いやすい最適なプランを一緒に考えていきます。

② 専門業者との​打ち合わせ・工事依頼

ヒアリングした内容をもとに、電話工事のプロフェッショナルである業者の方と打ち合わせを行います。 「希望する使い方が技術的に可能か」「より効率的でコストを抑えられる方法はないか」など、専門的な視点からアドバイスをいただきながら、詳細なプランを固めて工事を依頼します。

③ 工事当日の​立ち会いと​テスト

工事当日は、業務管理課のスタッフが現場に立ち会います。 無事に工事が完了した後は、実際に電話の発着信テストを行い、問題なく通話ができるかどうかをチェックします。この確認作業を無事にクリアして初めて、皆さまが安心して使える電話機が設置完了となります。

おわりに

今回は、業務管理課が担当する「固定電話の手配」についてご紹介しました。 固定電話は、会社の「声」をお客様や社内へとつなぐ大切なツールです。これからも、社員の皆さまが快適に、そして安心して働ける環境を整えられるようチーム一丸となってサポートを続けてまいります。