広報部販促企画課では、AIを活用してリード情報の転記作業を効率化するため、VBAマクロによる自動化に取り組んでいます。今回はサンプルを用いながら、どんな取り組みを行ったのか簡単にご紹介します。
作業効率化に向けて
販促企画課では、Ｓｋｙ株式会社が主催するイベントをはじめ各種展示会やオンラインイベントに出展しリード獲得に注力しています。 獲得したリード情報の多くはCSV形式のファイルで納品されますが、決まったフォーマットへ転記することが多いのが現状です。数件、数十件程度であれば手作業で対応できますが、数百件規模になったり転記の頻度が増えたりすると人の手では対応しきれません。
そこで作業効率化に向けて、CSV形式のファイルやExcelデータを手軽に使えるVBAマクロによる自動化について動き出しました。 販促企画課内では、ほかにも多くの作業を自動化し効率化を図っていますが、特にExcelデータに関しては、AIを活用することでVBAコードを書くことができない人でも簡単にマクロを作成できるようになりました。
サンプルのご紹介
ここで、簡単なサンプルを用いて作成方法をご紹介します。
作成時は、Ｓｋｙ株式会社の全社員が使える社内向け生成AIサービス「SKYAI」を活用しましたが、今回は「ChatGPT」を利用してVBAマクロを作成してみたいと思います。
①処理したいデータを準備する
まず処理したいデータを準備します。
- B列：申込日付
- C列：氏名
- D列：会社名
- E列：部署
- F列：役職
- G列：電話番号
- H列：メールアドレス
上記の情報と、1行目はヘッダ、2行目からはデータが入っています。
②転記したいフォーマットのイメージを固める
次に転記するデータを考えます。私は以下のようなフォーマットを考えました。
- A列：管理No.
- B列：会社名
- C列：メールアドレス
- D列：部署
- E列：役職
- F列：申込日付
同じExcelに「データ」シートと、「フォーマット」シートを作成し、「データ」シートの内容を「フォーマット」シートに転記するマクロを作成します。
③AIに質問する
必要な情報を考えて、AIにそのまま聞いてみました。
プロンプト例
次の処理について、VBAマクロを作成してください。
「データ」シートの1行目はヘッダになっており、項目は次の通りです。
B列：申込日付
C列：氏名
D列：会社名
E列：部署
F列：役職
G列：電話番号
H列：メールアドレス
これを「フォーマット」シートに、次の内容で転記してください。
「フォーマット」シートの1行目もヘッダになっており、項目は次の通りです。
A列：管理No.
B列：会社名
C列：メールアドレス
D列：部署
E列：役職
F列：申込日付
- 「フォーマット」シートにすでに入力がある場合は、最終行の次の行から入力。
- 「フォーマット」シートのA列管理No.は、申込日付とその日の何件目の問い合わせなのかを連番で組み合わせてyyyymmdd-xxという表記にする。
- 「データ」「フォーマット」は同一ブックにあるものとする。
上記の条件を入力するだけで、AIが一瞬でコードを出力してくれました。
④Excelに転記する
最後にAIが出力したコードをExcelに転記します。
Excelの「開発」タブから「Visual Basic」を起動し、「挿入」タブから「標準モジュール」を追加。
出力したコードをコピー＆ペーストして実行すると、以下のような結果になりました。
複雑な指示を出さなくても、しっかり要望に沿ったかたちで出力されています。
定例で同じ作業を行う業務や、決められたフォーマットへの転記作業などは、一度マクロ化することで驚くほど短時間で作業が完了し作業効率化につながります！
今回の記事は以上です。 これからもAIを活用しながら、チーム全体で業務効率向上につなげていきたいと思います。