ICTソリューション事業本部​ 営業部​ 営業アシスタント課 1日の​流れの​ご紹介

はじめに

これまで、ICTソリューション事業本部 営業部 営業アシスタント課の全体像や各チームの仕事内容などをご紹介してきました。今回は自社商品の販売において営業担当者のサポートを行っている営業アシスタント課の「1日の流れ」についてご紹介します。

1日の​流れ​（一例）

あくまで一例ですが、1日の流れについて次の表にまとめました。
業務の進め方に一律の決まりはなく、案件の緊急度やボリュームに合わせて各自が柔軟にスケジュールを組み立てています。

時間	業務内容
8:45～9:00	メール・社内情報共有ツールの確認
9:00～9:30	業務整理と優先順位の組み立て、チーム内・拠点間での当日の業務量や急ぎ案件の共有
9:30～11:30	緊急度や納期を考慮した、見積もり作成・受注処理・販売店様からのお問い合わせへの迅速な対応
11:30～12:30	お昼休憩（同期やチームメンバーとランチをとりながらリフレッシュ）
12:30～17:00	午後の優先順位の再調整、当日納品案件の請求処理、翌日出荷の手配など
17:00～17:30	業務の整理、日報の作成・提出

優先順位の​組み立て方

営業アシスタント課が携わる業務は、見積もり作成・受注・出荷・請求・問い合わせ対応など多岐にわたります。そのため、案件ごとの「納期」「所要時間」「緊急度」を見極め、主体的にスケジュールを設計して進めています。
ここでは、私たちが日々実践している3つのポイントをご紹介します。

①​「納期」と​「締め切り」を​確認する

まず、1日のタスクの中から、期限が決まっているタスクを正確に洗い出します。

②​「必要な​情報の​有無」と​「所要時間」で​見極める

• 情報がそろっている案件はすぐに完了させる：
  見積もり作成や手配に必要な情報・確認事項がそろっている案件は、すぐに着手して迅速に処理します。確認待ちの項目がある場合は、先に確認依頼を出してから別の作業を進めます。
• 作業ボリュームに合わせる：
  数分で終わるような簡易的な返信や処理はその場で対応し、まとまった時間が必要な作業は、落ち着いて集中できる時間を確保して取り組みます。

③ 突発的な​案件にも​チームで​柔軟に​対応する

急な見積もり作成依頼や出荷スケジュールの変更など、突発的な案件が発生した場合は、随時優先順位を考えて柔軟にスケジュールを組み替えます。
また、急ぎの案件が重なって一人での対応が難しいときは、社内ツールを使ってチームメンバーへ速やかに相談・共有します。業務を一人で抱え込まず、チーム全体でカバーし合える協力体制が整っているため、不測の事態にも落ち着いて対応できます。

最後に

営業アシスタント課の業務では、状況に応じた「優先順位の組み立て」と「迅速・正確な処理」が重要な鍵となります。課内には互いに業務を助け合う文化がしっかりと根づいているため、安心して前向きに新しい仕事へチャレンジできる環境です。
この記事を通して、私たちの部署の雰囲気が少しでも伝われば幸いです。