クライアント・システム開発事業本部 営業部 営業アシスタント課における、VBAやRPAを活用した業務効率化の取り組みをご紹介します。「業務量が増えても工数は抑える」という働き方を目指し、プログラミング未経験者もAIを活用して自動化ツールを作成しています。人手が必要な業務と自動処理を分担し、スピードと品質向上を実現した実例や、互いに支え合う企業文化「ALL Ｓｋｙ」についてお届けします。
営業アシスタントとして目指す方向性
私たち営業アシスタント課は、日々の事務処理において、お取引先様ごとに多種多様な対応を行っています。そのような状況下でも、業務の精度を保ちながらいかに効率的に進められるか、日々試行錯誤を重ねています。
私たちの理想とする働き方は、「人員の増強に頼るのではなく、業務量が増えても少ない工数で対応していくこと」です。 しかし、お取引先様によって提出資料のフォーマットやシステム（EDI）は異なり、対応件数が増えるにつれて処理に時間がかかってしまうという課題がありました。 そこで、VBAやRPAを用いた自動化ツールを内製し、安定的かつスピーディーに業務を処理できる仕組みづくりに取り組んでいます。
自動化のメリットと具体的な実例
VBAやRPAによる自動化には、「処理スピードの向上」「精度の安定化」「作業の分担」といった多くのメリットがあります。私たちが目指しているのは、「誰でも、迅速に、安定した品質で対応できる」環境の構築です。具体的な実例として、ツールによる自動処理と人手による作業を以下のように分担しています。
RPA・VBAが担当する業務
- システムからのファイルダウンロード
- フォルダーへの自動仕分け
- 情報のリスト化（データ抽出・集約）
人が担当する業務
- 発送作業
- 契約書の原本チェックなど、目視や手作業が必要な業務
RPAやVBAが自動処理を進めている間に、メンバーは人の手が必要なコア業務に集中することができます。この効率的な役割分担により、一人ひとりの生産性を飛躍的に高めることができています。また、数十件に及ぶ大量の書類作成業務の自動化や、個別の業務に合わせたオリジナルのショートカットキー作成など、日々の小さな業務改善の積み重ねが、組織全体の生産性向上を大きく支えています。
自動化ツール導入へのハードルと「ALL Ｓｋｙ」の文化
「プログラミングは難しそう」「自分にはできないかもしれない」といったハードルを感じる方も少なくありません。しかし現在では、AIを活用してコードを作成できるなど、初心者でも自動化を実現しやすい環境が整っています。
実際に営業アシスタント課でも、当初はプログラミング未経験のメンバーが、AIを活用することで作成のノウハウを習得し、今ではあらゆる業務改善を積極的に推進するまでに成長しています。
さらに、Ｓｋｙ株式会社には「ALL Ｓｋｙ」という、部署の垣根を越えて互いに助け合う企業文化があります。技術的な疑問や課題に直面した際にも、周囲と協力し合いながら、組織全体での成長を目指して日々の業務に取り組んでいます。
これからも、ツールやAIの最適な活用方法を模索しながら、さらなる業務効率化と改善を重ねてまいります。
