内部監査室の仕事内容～規格監査（Pマーク）編～

Ｓｋｙ株式会社の内部監査室が実施している「規格監査（Pマーク）」の仕事内容をご紹介します。個人情報を適切に取り扱うための社内ルールや、個人情報管理台帳の検証、取得から保管・廃棄に至るプロセス全体の監査など、お客様の信頼を支えるための客観的な監査活動について解説します。（内部監査室）

Pマークの概要

Pマークとは、「プライバシーマーク」の通称です。

具体的に何を守るためのマークなのか、疑問に思われる方もいるかもしれません。

簡単に説明すると、企業が「個人情報」を適切に取り扱うための体制やルールを整備・運用していることを、第三者機関が客観的に評価して証明する制度です。

企業が守るべきさまざまな情報の中でも、特に一人ひとりのプライバシーに深く関わる「個人情報」を、専門的な管理体制で保護している証しとしてイメージしていただくとわかりやすいかと思います。

私たちのようなIT企業は、日々の事業活動において、お客様企業からさまざまな重要情報をお預かりしています。

その中でも、特に「個人情報」は、一人ひとりのプライバシーに直結する、極めて慎重な取り扱いが求められる重要な情報です。

この重要な個人情報を保護し、Pマークの認証を維持し続けることは、お客様からの信頼を得るために不可欠ですが、認証は取得することがゴールではありません。定められたルールが、日々の業務において全社員によって正しく実践されているかを、継続的に確かめる必要があります。

私たち内部監査室は、この役割を果たすために、主に以下のような監査活動を行っています。

社内で取り扱うすべての個人情報が「個人情報管理台帳」に漏れなく正確に登録されているかを確認します。この台帳は、私たちが保護すべき個人情報の全体像を把握し、監査を進めるための重要な基礎となります。

個人情報の「取得」から「利用・提供」に至るまでの一連のプロセスにおいて、ご本人から同意を得た目的の範囲内で適正に行われているかを確認します。

取得した個人情報が紛失や漏洩といった事故から守られ、不要になった際には確実に廃棄されるよう、安全管理の仕組みが有効に機能しているかを検証します。

今回は、IT企業の事業の根幹に関わる「Pマーク」の概要と、その適切な運用状況を監査する内部監査室の仕事についてご紹介しました。

お客様からお預かりする個人情報は、その先にいる「人」のプライバシーに直結する、極めて慎重に扱うべき情報です。

私たち内部監査室は、この重要なルールが社内で正しく守られ続けているかを客観的な立場で検証し、お客様からの信頼をより確かなものにできるよう取り組んでまいります。