Ｓｋｙ株式会社の営業アシスタント課の業務をご紹介。今回は、協力会社様へのお支払いに関する「請求処理」の具体的な流れや、正確性を担保するためのチェック体制について、担当者が詳しく解説します。（クライアント・システム開発事業本部 パートナー推進部 営業アシスタント課）
皆さんこんにちは。 私は、Ｓｋｙ株式会社 パートナー推進部に所属しております。 今回は、私たちパートナー推進部 営業アシスタント課の主要業務の一つである「請求処理」についてご紹介いたします。
営業アシスタント課の主な業務
営業アシスタント課では、主に以下の2つの業務を担当しています。
- 請求処理： 協力会社様へ業務委託費や派遣料金などをお支払いするための処理
- 契約処理： 派遣でご協力いただくパートナー様の契約書発行
今回は、このうち「請求処理」について詳しく解説します。
請求処理とは？
請求処理とは、Ｓｋｙ株式会社と一緒にお仕事をしていただいている協力会社（パートナー）様へ、毎月の支払いを行う業務です。そのために、「月次作業報告書」と「請求書」という2種類の書類をチェックしています。
- 月次作業報告書： パートナー様の1か月分の勤怠や稼働状況が記載された書類
- 請求書： 協力会社様からご提出いただく、1カ月分の支払い金額が記載された書類
この請求処理は、パートナー推進部だけでなく、関係部署と連携して進めるため、対応期日が定められています。原則として毎月9営業日以内、繁忙期にあたる4月と10月は7営業日以内に処理を完了させます。
請求処理の具体的な流れ
請求処理について派遣の例をご紹介します。
1. 月次作業報告書のチェック
パートナー様には、Ｓｋｙ社員とともにさまざまな場所で業務を行っていただいています。作業場所によって就業形態が異なるため、パートナー推進部で各作業場所情報を管理しています。 その情報と照らし合わせながら、パートナー様から提出された月次作業報告書に記載された勤怠や稼働状況に関する情報に間違いがないか、労働基準法に違反していないかなどを丁寧に確認します。
2. 月次作業報告書の協力会社様への送付
チェックが完了した月次作業報告書は、勤務表システムを通じて協力会社様へ送付されます。
3. 請求書のチェック
協力会社様は、弊社から送付された月次作業報告書の内容に基づき、その月の支払い金額を記載した請求書を発行します。 その後、協力会社様から届いた請求書の内容と、社内で管理している情報に相違がないかを確認します。金銭に関わる重要な処理であるため、複数人によるチェック体制を整えており、これを「請求書1次チェック」「請求書2次チェック」「経理提出チェック」と3段階に分けて行っています。
4. 支払金額の確定と支払い
すべてのチェックが完了したら、支払金額を確定させ、経理課へ報告します。報告内容に問題がなければ、月末に経理課から支払い処理が行われます。
おわりに
以上が、請求処理業務の概要です。 実際には、作業費以外にも出張交通費など、さまざまな経費の支払いも同時に行っています。内容に応じて一つひとつ確認し、支払いの漏れや間違いがないよう、正確な処理を心がけています。
いかがでしたか？少しでもＳｋｙ株式会社の営業アシスタントのお仕事に興味を持っていただければ幸いです。