皆さん、こんにちは！ 私はICTソリューション事業本部 SI部 営業アシスタント課に所属しております。今回は、私たちが日々のさまざまなタスクをどのように管理しているのか、その方法の一部をご紹介したいと思います。
私たち営業アシスタント課の主な業務には、案件ごとの進捗管理、商品の発注期日やお客様への納期管理、契約に必要な書類の準備、そしてお客様からの問い合わせへの回答期日管理など、多岐にわたるタスクがあります。
これらが複数の案件で同時に進行するため、「この書類の準備、いつまでに対応するんだっけ？」「発注期日が迫っているけど、ほかのタスクもあったかな？」といった状況が頻繁に発生します。
このような「複雑な期日管理」と「増え続けるタスク」こそが、営業アシスタント課の大きな課題でした。そこで活用しているのは「Microsoft Planner」です。
Microsoft Plannerとは
Microsoft 365に含まれるチーム向けタスク管理・共同作業ツールです。すべての業務を一元管理できるというのが特徴で、毎日使っています。
Microsoft Plannerを導入したことによるメリット
① 業務の「見える化」で、属人化を解消
Microsoft Plannerのボード機能で、個々のタスク状況をチーム全体でリアルタイムに把握できるようになりました。「誰が」「何を」「どこまで進めているか」が一目瞭然になり、業務の偏りや進捗の遅れにすぐに気づけるようになりました。
② 複雑なタスクも漏れなく管理！ 割り当てと期日設定で責任を明確に
さまざまな期日が設定されたタスクも、Microsoft Planner上で一覧表示されるため、優先順位が格段につけやすくなりました。各タスクに担当者を割り当てることで、責任の所在が明確になり、タスクの実行率も向上しています。
③ 「見える化」が育むチーム力！ 自然な声がけと若手フォロー
「完了」ステータスに移動していないタスクを持っているメンバーがいると、「そろそろ期日だけど進んでる？」「何か困ってる？」と自然に声がかかるようになりました。特に、進捗が滞っている若手メンバーを早期に発見し、フォローできます。
まとめ
引き続き、Microsoft Plannerを「チームの状況を見える化し、コミュニケーションを活性化させ、チーム全体の生産性と一体感を高める強力なツール」として一層活用していきたいと考えています。