皆さん、こんにちは。私はＳｋｙ株式会社 ICTソリューション事業本部 カスタマーサポート部のインストラクターです。以前インストラクターが行っている社内業務について紹介させていただきましたが、今回はこの中にある「ドキュメント作成」について詳しくご紹介します！
専任チームのインストラクターは主に「SKYSEA Client View」と「SKYPCE」の2商品に関するドキュメントを作成しています。（専任チームでは、主にSKYSEA Client ViewやSKYPCEの民需案件を担当しております）
SKYSEA Client View
※SKYSEA Client Viewをご契約されているお客様はこちらから資料の閲覧が可能です。
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① トレーニングテキスト
SKYSEA Client Viewを導入してくださったお客様のところに訪問し、現地で実際の画面を見ていただきながら、使い方を説明する「教育支援」を実施する際に使用するのが「トレーニングテキスト」です。
操作方法はもちろん、SKYSEA Client Viewの運用シーン別の使い方を記載しています。このテキストは年に1回SKYSEA Client Viewのメジャーバージョンアップに合わせて改訂されます。制作には、たくさんの人が関わります！
② 別冊トレーニングテキスト
トレーニングテキストには「別冊」を3種ご用意しています。こちらはオプション機能に特化したテキストです。 具体的には、こちらの3種をご用意しています。
- 「取り扱いファイル暗号化 / 外付けデバイス暗号化編」
- 「MDM Services（A）/（G）編」
- 「申請・承認ワークフローシステム編」
③ 運用ガイド
トレーニングテキストは主に機能ごとに操作手順をご紹介しておりますが、こちらの運用ガイドではより一層運用シーンに特化した内容でご用意しています。
④ M1トレーニングテキスト
SKYSEA Client ViewのCloud版であるSKYSEA Client View M1 Cloud Editionの教育支援を実施する際に使用するテキストもご用意しています。M1 Cloud Editionをご導入いただくお客様向けに、①でご紹介したトレーニングテキストよりシンプルな記載になるよう工夫しています。
SKYPCE
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① 【管理者向け】運用ガイド
SKYSEA Client Viewと同様にSKYPCEの教育支援メニューもあります。【管理者向け】では、システム管理者や運用責任者の方のように、管理者を対象にしたガイドです。事前設定 / 利用状況を確認できる機能についてご紹介しています。
SKYPCEは現在弊社の注力商材でもあるので、バージョンアップの頻度も高いですが、この資料もバージョンアップに合わせて改訂作業を行っています！
② 【利用者向け】運用ガイド
こちらは実際にSKYPCEを活用する皆さま向けの資料です。現在は以下3本の運用ガイドがあります。
- SKYPCEの基本操作テクニック【名刺取り込み編】
――名刺の取り込み方法を運用シーンに沿ってご紹介しています。 - SKYPCEの基本操作テクニック【名刺管理編】
――基本的な使い方を運用シーンに沿ってご紹介しています。 - SKYPCEの基本操作テクニック【営業支援編】
――営業活動で役立つ機能を運用シーンに沿ってご紹介しています。
利用者向け資料も、管理者向け同様バージョンアップに合わせて改訂作業を行っています！
③ 運用ガイド
こちらもSKYSEA Client View同様、上記2つの資料とは別に、より一層運用シーンに特化した資料として運用ガイドをご用意しています。
作成の流れ
ドキュメントによって必要なフェーズは異なりますが、おおよそ以下の流れで作成しています。
- 新機能の追加や、画面仕様を確認し前回からの変更点を確認・修正（インストラクター）
- 修正内容に問題がないかチェック（インストラクター）
- 技術的に誤りがないかチェック依頼（カスタマーサポート部内のSE）
- 社外に公開する資料として適切か審査（広報情報審査室）
- サイトに公開！
インストラクターでは作成のスキルや、チェックスキルが必要とされます。回数を重ねるうちに成長していることが自分でも感じられます！ 実際に自身が対応する際に、お客様から「この資料わかりやすい！」とお褒めの言葉をいただいたときにはとてもやりがいを感じます！
多岐にわたるインストラクターのお仕事の一つを紹介させていただきました。インストラクターのミッションでもある顧客満足度向上に向けて精一杯頑張ります！