皆さんこんにちは！ 私は管理部 事務サポート課という部署にて勤務しています。今回は事務サポート課で行っている「期限切れのフリーウェアの確認業務」についてご紹介します。
どのような業務か？
業務効率化のために、会社ではさまざまなフリーウェアの利用を認可しています。しかし、これらのフリーウェアを期限が切れたまま放置してしまうと、開発元からのサポートが受けられなくなったり、脆弱性が発見されても修正されなかったりと、セキュリティ上の重大な問題につながる恐れがあります。
そのため、私たちは使用期限が近づいたフリーウェアについて、「継続して使用するか」「使用を中止するか」の意思確認を行い、申請を促しています。社員から提出された申請書の内容を丁寧にチェックし、社内で管理・公開している「認可フリーウェア一覧」の情報を最新の状態に更新することが、私の大切な役割の一つです。
もし、この申請や更新作業が適切に行われず、使用期限が切れた状態で放置される期間が2か月を超えてしまうと、情報漏洩などのセキュリティ事故を引き起こす直接的な原因となりかねません。 更新作業には専用のマクロツールを使用し対応を行っています。一見、簡単な操作に見えますが、万が一、申請内容の誤りを見過ごしたまま処理を進めてしまうと、誤った情報がそのままシステムに登録されてしまいます。そのため、一つひとつの確認作業を確実に行うことが、この業務において最も重要です。
月々の対応件数について
私たちが1か月間に対応する申請は、平均して約70件にのぼります。特に、月の初めは更新時期が集中する傾向にあり、多いときには40件もの申請書が寄せられることもあります。
業務で特に意識している点
この業務を行う上で、私は常に細心の注意を払っています。具体的には、継続利用を希望する申請の場合は「使用期限が正しい日付に更新されているか」、利用を中止する申請の場合は「対応者（一覧を更新した担当者）の名前が漏れなく入力されているか」などをチェックし、セキュリティ事故を起こさないように対応しています。
まとめ
今回は、事務サポート課の業務の一部をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
更新手順自体は、専用のマクロツールを使ったシンプルな対応ですが、その一つひとつのステップには、間違いがないかを慎重に確認する責任が伴います。
私たちは日々の業務において常に高い緊張感を持ち、セキュリティ事故を未然に防ぐことに全力を注いでいます。プレッシャーはありますが、その分、無事に業務を遂行できたときには大きな達成感とやりがいを感じられる、私にとって誇りのもてる仕事です。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました！