皆さん、こんにちは！私はＳｋｙ株式会社の販促企画課に所属しており、オンラインセミナーの運営に携わっております。今回は、オンラインセミナー当日にどんな流れで進めているのかをご紹介させていただきます！
オンラインセミナーの流れ
オンラインセミナーの大まかな流れは以下の通りです。
① 関係者でのスタッフMTG
② システム準備と配信テスト
③ 本配信（セミナー開始15分前～）
④ セミナー開始
⑤ セミナー終了
⑥ 結果の共有と改善確認MTG
⑦ 結果を社内ブログアップ
※開催日によっては1日に2～3本のセミナーを開催するため、開催本数分②～⑤を繰り返します。
関わる部署や役割
オンラインセミナーの配信には、以下の部署や役割が関わっています。
- 広報部 販促企画課（配信/運営/問い合わせ対応）
- 広報部 広報課（映像・音声の確認調整/動画の配信/画面の切り替え）
- カスタマーサポート部 インストラクター課（セミナー講師）
- カスタマーサポート部 プロダクトサポート課（セミナー内の質問対応）
オンラインセミナーの準備
オンラインセミナーの配信に関わるメンバーは、オンラインセミナーを行う居室に移動し配信を行います。セミナーは基本的にリアルタイムでお届けしているため、配信前の確認では以下のような多くの確認を行います。
- 本配信時間の確認
- カウントダウンからの画面の切り替えタイミングの確認
- カメラ位置やマイクの調整
- BGMの音量確認
- お届けする画面のチェック
- 紹介する機能の動作や画面の確認
- 終了時間の確認と参加者数の情報共有
セミナー中の対応
セミナーが開始した後には、お客様からの質問があればその場で回答するために、質問対応できるメンバーを数名配置して対応しています。運営側と質問対応メンバーとの連絡はWeb会議システムを使い、やり取りしながら配信を行っています。また、社内ではメールによる問い合わせに対応するために、数名が待機し何かあればすぐに対応できる状態にしています。
セミナー終了後の対応
1日に複数本のセミナーを開催するため、セミナーが終わる度に次の配信に間に合うように配信システムを切り替え、配信に必要な映像や音声の確認を行っています。いつも細心の注意を払って配信に臨んでいます。 1日の配信がすべて終わった後には、セミナー関係者で集まり、その日の参加者数の共有や課題、改善事項がなかったか、お客様の問い合わせで共有すべき事がないかなどを確認し、終了となります。
運営対応者は社内に戻ってその日に行われたセミナーの速報値をブログにアップし、関係者へ共有してその日のオンラインセミナー業務が終わります。
まとめ
オンラインセミナーに参加されたことがない方はもちろん、以前参加された事がある方も是非オンラインセミナーに参加頂き、裏ではこのような業務を行っていると知っていただけますと幸いです。皆さまのご参加を心よりお待ちしております！