皆さん、こんにちは。私はクライアント・システム開発事業本部 営業部 営業アシスタント課に所属しています。今回は、私たちの部署で行っている業務効率化の取り組みについてご紹介します。それらの取り組みにより、書類作成や資料ダウンロードなどのルーティンワークを効率化し、全体の業務改善につなげています。
業務効率化への取り組み
私は主に各企業様向けの見積もりや請求対応などの事務処理を担当しています。事務処理というと「書類やPCとにらめっこ…」というイメージを持たれる方も多いかもしれません。しかし私たちの部署ではツールを活用した業務効率化にも積極的に取り組んでいます。処理内容はお客様によって多岐にわたりますが、ルーティンワークも多いため、ツールが取り入れやすい環境です。
最近ではVBAやPower Automate Desktop等の研修にも参加し、PC操作が苦手というメンバーも少しずつ知識を身につけられるようになってきています。部署内で実際に作成・使用しているツールの一部をご紹介いたします。
Power Automate Desktop
- 客先システムからの資料ダウンロードを自動化
- 書類の作成を自動化
（例：客先システムからダウンロードしたCSV形式のファイルから社内フォーマットのエクセルに転記処理） - 契約書の比較処理
VBA
- 指定した名前でフォルダを自動作成
- 指定フォルダ内のファイル名自動変更ツール
- 複数のエクセルをPDF化
まとめ
私自身もAIを活用しながら簡単なツールを作成できるようになりました。個人で作成したツールを部署内に共有することで全体の業務改善につなげることもできます。これからも効率化を進め、会社に貢献してまいります！