報連相と​タスク管理

業務状況

AIモデルを使用したPoC業務に参画させていただいております。

自分対お客様方の１対複数で定例会議を行い、 お客様側で策定した年度計画に基づき、お客様と作業を分担し、 個人で作業を進めております。

個人作業を進める上の大きな流れとして、下記の順に実施しております。（開発新人研修の時と大枠では同じ進め方となっています）

• 工数を見積
• お客様と期日について認識を合わせ
• 作業の進捗について毎日定例にて報告

また、作業状況がチーム内メンバーと異なるため、 毎日の報連相では、お客様と定例にて相談した内容や 作業の見える化を中心とした情報共有が必須となっています。

報連相

報連相の手段として下記の6種類を主に活用しています。

• お客様定例会議（30分）
• 社内のデイリーMTG（朝、昼、夕）
• SKYWIZにて関係者をメンションして投稿（朝、昼、夕）
• Ｓｋｙなうにて関係者をメンションして投稿（朝礼、日報）
• 日報
• 週報会（2週間に1回）

Ｓｋｙなう：社員が「つぶやき」を投稿できるＳｋｙ株式会社独自の社内SNSです。
SKYWIZ：プロジェクトやテーマごとのトークルーム機能があるＳｋｙ株式会社独自の社内ツールです。

特にテキストベースで報連相を行う上で、 上司よりいただいた注意点と注意される前の私に何ができていなかったか という点について共有します。

テキストベースでの​報連相の​目的

タスク作業者以外の人が見てもその進捗が理解できる内容にする。

いただいた​注意点

作業の項目、内容だけの報連相にしない。

• 期日や目標となる数値指標、現在の進捗状況を伝えることが重要です。
• 今日中にどこまで進めるのか（目標値）、昼・終了段階で、目標に対して達成できたか（あるいは何％完了できたか）を記載すると良いです。
• 定量的といっても％は状況としては見えにくいです。項目数などある程度分かる数字が良い場合もあります。
• 以前の私は”作業の項目のみ、やったことだけ”の報告になっていました。

理由として、テキストベースでの報告の目的を下記の2点だけと考えていました。（手段の目的化です）

• 1日の作業予定と進捗状況を朝、昼、夕に記録として残すこと
• 進捗を見える化すること（Redmineのスクショを添付）

上司から「作業を”どこまで”やるかは伝わってますか？ メンションの人に何を伝えるつもりなのか意図があってほしい。 どれだけ進めるの？あったとして目標値それでOK？」とコメントをいただき、考えを改めることができました。 （まだまだ至らない点、改善の余地はあります。）

期日は​お客様と​合意を​取った​ものに​する

• お客様や社内の関わる人との調整時間をバッファとして含めた”外部向けの期日”を相談した上で期日として決定することが重要です。
• 以前の私は自分がやることの作業を内部目標として管理していましたが、関係者との認識合わせがなく、“誰がいつまでに何を終わらせるべきか”という情報共有ができていませんでした。

期日までに​達成する​精度など​数値目標や​小タスクごとの​小ゴールが​あった​方が​いい

• ゴールを判断する根拠となる定量化された目標値を決めることが重要です。
  何件中何件やってるのかの見える化と作業ごとの小ゴールがあればより伝わりやすいと思います。
• 以前の私は、作業ごとに1日の明確な小ゴールがなく進めていました。

作業項目の​タイトルを​並べられても​全体の​タスク数に​対する​現在地が​わからない

• 作業内容の粒度が大きいと、項目の全容を把握していない方には作業の進捗状況が伝わりません。
• 以前の私は作業項目とその詳細についてのみ記載しており、進捗がオンスケ、遅れという根拠が伝わっていない状況でした。

タスク管理

Redmineを使用しています。チケット（案件、工程を使用しています）を作成し、ガントチャートにて開始日、期日、ステータス、進捗率を管理しています。 上の投稿例フォーマットとRedmineのチケットの粒度をそろえて作成しています。 親チケット、子チケットの関係性を利用しながら作業項目をブレイクダウンして作成することで、ガントチャートにて可視化した際に見やすくしています。 チケットよりも粒度の小さい項目に関して説明欄に未実施、実施済の状況を反映し、更新しています。