IT資産の適切な管理やセキュリティの確保、そして業務の効率化を図るために、社員の皆さんに各種社内申請の提出をお願いしています。しかし、管理するIT資産の増加に伴い、申請をする側もそれを受ける側も負担が大きくなってきました。そこで、現在、申請処理の見直しを進めています。今回は、社内申請の見直しのポイントについてご紹介します。
社内申請の見直しで業務効率をアップ！
社内申請のプロセスが複雑化し、社員の皆さんにとって大きな負担となっている現状を改善するために、 申請処理の見直しを進めています。その内容を一部ご紹介します。
1. 承認ルートの見直し
適切な承認者を設定することで、「承認の形骸化」を防止します。 これにより、承認プロセスが形式的なものにならず、実質的なチェックが行われるようになります。
2. ワークフローシステムの導入
申請と承認のプロセスを自動化し、申請と対応状況を可視化します。 また、承認履歴を記録することで、後からの確認やトラブルシューティングが容易になります。
3. 申請業務の自動化
定型作業はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使って自動化することで、 対応にかかる時間を短縮し、作業ミスを減らします。 これにより、作業負荷を軽減し、社員がより重要な業務に集中できるようになります。
4. 申請項目の見直し
不要な申請項目をなくすことで、申請者の負担を軽減します。 これにより、申請手続きが簡素化され、迅速に処理できるようになります。
5. 申請の見直し
不要な申請をなくし、複数の申請を1つにまとめることで、何の申請をすればよいかわかりやすくします。 これにより、申請手続きが一層スムーズになります。
業務内容や組織構造は今後も変化していきますので、社内申請を定期的に見直すことで、 組織全体の効率化と生産性の向上に貢献できればと思います。