皆さん、こんにちは！私は、SI部営業アシスタント課で業務を行っております。今回は、請求処理、仕入処理、出荷処理、棚卸対応についてご紹介します。これらの業務は、商品の納品や案件の検収が完了した後に行われ、販売管理システムを使用して請求書の発行や在庫管理を行います。各処理には、注文書と請求額の一致確認や納品先の確認など、細心の注意が必要です。これにより、正確な入金や支払い、在庫管理が実現され、会社の数値に影響を与えないようにしています。
請求処理
商品の納品や案件の検収が完了したものについて、販売管理システムにて請求処理を行い、 得意先様へ送付する請求書を発行します。
請求書を発行する際は以下の点を注意しております。
- 得意先様からの注文書と請求額、入金予定日が一致しているか
- 請求書の宛名や請求書に押印する印鑑のレベル（代表印or角印）、請求書の送付先や送付方法（原本郵送orデータ送付）
こちらの処理に漏れや誤りがあると正しく予定日にご入金をいただけないため、処理や確認は慎重に行います。
仕入処理
案件で発注した商品について、仕入先様（購入先）から入庫があった商品をシステム上在庫化し管理します。 入庫予定日については仕入先様と連携、確認を行いながら処理を進めます。
仕入処理を行うためには以下の点を注意しております。
- 商品の納品先がどこか（お客様、社内、倉庫会社様等様々）
- 商品の納品日、納品数量
仕入処理を行うと商品を買ったということになり、仕入先様への支払日も確定していきます。
仕入処理を誤ると正しく在庫管理が行えず、会社の数値に影響を与えたり、 仕入先様への支払日、支払額が正しく反映されないため、誤りのないよう処理を行っております。
出荷処理
仕入処理を行い、在庫化した商品について、お客様先へ納品したものをシステム上出荷処理し、 社内の在庫を減らしていきます。例えば案件で仕入先様からパソコンを10台購入し、お客様へ10台納品ということであれば 10台の仕入処理を行った後、10台の出荷処理を行い、在庫を0にするというような処理です。
出荷処理の注意点は以下となります。
- お客様への納品日、納品数量
納品日、納品数量などは仕入先様や社内の搬入担当と連携し、 確認したうえで処理を行っております。
棚卸対応
在庫化を行った製品で、納品が完了せず、在庫として残るものをカウントしております。例えばパソコンを10台購入し、5台お客様へ納品した場合、 5台がまだ在庫として残るため、こちらが保管先に正しく残っているかを管理します。棚卸は毎月月末最終日に行っており、該当月に何が残っているかを確認しております。
棚卸の際の注意点を記載します。
- 商品が該当月に何台在庫として残っているか。
- 在庫として残っている商品の情報（型番）が一致しているか。
- 商品の所在（社内や倉庫会社様など）。
社内の在庫に関してはアシスタント課の担当が現物の確認を行い、 社外にある在庫については保管先様と連携して棚卸を行います。
上記でご紹介した仕入・出荷処理に誤りがあると正しく在庫管理が行えず、 棚卸に影響することとなります。
以上となります。 ご紹介した業務は一例で、請求・仕入・出荷処理はデイリーでもやっていますが、 月末は処理漏れなどないか特に注意し、確認しながら業務を進めております。
どの処理も入金や支払、会社の数値に影響を与える可能性があるため、 処理漏れやミスが無いよう、処理を行っております。