皆さん、こんにちは。Ｓｋｙ株式会社の事務サポート課です。今回は、お客様からのお問い合わせメールを営業担当者や営業アシスタントに転送しスムーズな取引につなげる、「受付ML」の業務について簡単にご紹介します。
受付MLとは
「受付ML」は、お客様からのお問い合わせや依頼メールが届く専用窓口です。
24時間365日メールが届くため、事務サポート課では届いたメールの内容を調べて営業担当者や営業アシスタント、該当部署への転送を行っています。
主なメール内容
- 「SKYSEA Client View」のお問い合わせ
- 見積もり依頼
- 申請依頼
- 注文書
- 検収書
- その他お問い合わせなど
対応方法
メールが届いたら、以下の対応を行います。
- メールを確認し、対応方法を判断する
- 専用Webサイトでファイルをダウンロードする
- システムで「エンドユーザー名」「営業担当者」などを検索し、転送先を確認する
- 担当者にメールを転送する
- 必要があれば問い合わせをする
対応数
事務サポート課では1時間ごとの交代制でシフトを組み、4人体制でメールの転送業務を行っています。
1枠あたり20～40件のメールが届き、それを毎日1人3～4枠ほど対応しています。
事務サポート課の役割
見積もり依頼、注文書、お問い合わせなどのメールを営業担当者や営業アシスタント、該当の部署に転送することにより、お客様や販売店とのスムーズな取引につなげています。重要な役割を担う責任のある業務です。
「受付ML」に届くメールの件数は、年々増加傾向にあります。件数が増えることで臨機応変な対応が求められるため、事務サポート課のメンバーや関係部署と連携し改善しながら業務に取り組んでまいります。