【SharePoint】ストレージ容量対策に​ついて

はじめに

SharePointの容量を節約するためのチーム課題に対する体験談をご紹介します。

ストレージ容量の​圧迫

SharePointのドキュメントライブラリでは、バージョン履歴の管理が可能です。バージョン履歴をさかのぼってファイルを容易に復元できる一方で、バージョン履歴がストレージ容量を圧迫することがあります。

これは、ドキュメントが更新されるたびに新たなバージョンとしてファイル全体が複製されるため、利用者が想定していないところで1ドキュメントあたりの容量が肥大化する場合があるからです。

バージョン履歴の​削除方​法

UI上でバージョン履歴を表示して削除する方法がありますが、ドキュメントごとに手動で削除するのは時間がかかります。また、自動的に古いバージョンを削除する設定もありますが、バージョン保持数や保持期間の仕様上、即効性という意味では今回の要求を満たすのは難しそうでした。

そこで、削除したいタイミングで自動的にバージョン履歴を削除する方法を調査しました。

PowerShellに​よる​自動削除

最も推奨されていたのはPowerShellによる自動削除の方法ですが、私個人で行うには権限に課題があり、認証周りでハードルが高く断念しました。

Power Automateに​よる​自動削除

別の方法を調査した結果、Power Automateで実現できそうだったので、そちらで進めることにしました。

SharePoint REST APIを使用しつつ、サブフォルダーを含む全ドキュメントの不要なバージョンを削除できるフローを作成しました。

おおまかな流れ

• 削除対象のフォルダーパス、および保持したいバージョン数を入力
• サブフォルダーの検索
• 各フォルダーごとにファイル検索
• 各ファイルごとにバージョン情報取得
• バージョン情報を一括削除

大きなフォルダー構成では動作未確認ですが、少なくともチーム内で運用している範囲ではストレージ容量を大幅に削減でき、今後も活用できそうです。

無事、チーム内の課題を一つ解決することができました。
同じ課題に悩まれている方の参考になれば幸いです。