はじめに
報告やプレゼンテーションの際に使用される話法にはPREP法、SDS法、DESC法などがあります。 これらの手法は、情報を効果的に伝えるためのフレームワークとして広く利用されています。 それぞれの手法の概要、特徴、適用場面について説明します。
PREP法、SDS法、DESC法について
1.PREP法
主張や要点を相手にわかりやすく伝えるための文章構成の方法です。
結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）の順に構成されます。
| Point（結論） | 最初に結論を述べます。 |
| Reason（理由） | 結論に至った理由を説明します。 |
| Example（具体例） | 理由を補強する具体例を示します。 |
| Point（結論） | 最後に再度結論を述べます。 |
メリット:
情報を整理し、聞き手の記憶に残りやすい構造が特徴です。
また、結論を最初と最後に述べることで、主張が明確になります。
デメリット:
詳細な説明を加えなければメッセージの妥当性が低下する可能性があります。
2.SDS法
要点を簡潔に伝えるための方法です。
要点（Summary）、詳細（Details）、要点（Summary）の順に構成されます。
| Summary（要点） | 最初に要点を述べます。 |
| Details（詳細） | 要点に関する詳細な情報を説明します。 |
| Summary（要点） | 最後に再度要点を述べます。 |
メリット:
簡潔に要点を伝えることができるため、時間が限られた場面で効果的です。
また、要点を繰り返すことで、聞き手に重要な情報が強調されます。
デメリット:
詳細な情報が少ないため、複雑な内容を伝えるのには不向きです。
3.DESC法
相手に納得してもらいながら意見を伝えるためのフレームワークです。
描写（Describe）、説明（Explain）、提案（Specify）、選択（Choose）の順に構成されます。
| Describe（描写） | 状況や問題を具体的に描写します。 |
| Explain（説明） | 描写した状況や問題について説明します。 |
| Specify（提案） | 解決策や提案を具体的に示します。 |
| Choose（選択） | 提案に対する選択肢を提示します。 |
メリット:
相手に納得してもらいながら意見を伝えることができ、対話を通じて合意を形成しやすいです。
また、具体的な提案を示すことで、行動を促す効果があります。
デメリット:
構成が複雑であるため、準備に時間がかかる場合があります。
また、相手の反応に応じて柔軟に対応する必要があります。
それぞれの手法の適用場面
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PREP法
業務での報告や提案活動などのプレゼンテーションで効果的です。 聞き手の反応を確認しながら、伝える情報量をコントロールすることができます。 -
SDS法
業務での報告、連絡、会議や簡単なプレゼンテーションなどで効果的です。 文章量や時間が限られた中で簡潔に素早く要点が伝わるため、相手にわかりやすく伝わります。 -
DESC法
1対1のコミュニケーションで効果的です。 相手に行動を求める場面で使用され、納得感を持ってもらいながら意見を伝えることができます。
まとめ
報告やプレゼンテーションの際に使用される話法として、PREP法、SDS法、DESC法を紹介しました。 それぞれの手法には独自の特徴があり、適用場面も異なります。 これらの手法を適切に使い分けることで、情報を効果的に伝えることができますので、 参考にしていただければと思います。
外部の参考ページ
三杉達也メンタル研究所 三杉達也
BtoBマーケティングの教科書 プロレクト株式会社
Chatwork 株式会社kubell
