業務の​「振り返り」​手法に​ついて

はじめに

業務改善を進めていく上で「振り返り」は、非常に重要なプロセスになります。「振り返り」の目的は、良かった点や課題となっている点を可視化し、次の行動に活かしていくことにあります。

ここでは、業務の「振り返り」に関する手法としてどのようなものがあるか、どういった場面で、どの手法を使うのが適しているのかを紹介していきます。

「振り返り」​手法に​ついて

「振り返り」手法の内容について説明します。

1. KPT法​（KPTA法）

• Keep（継続すること）
  成功した点や良かった点を振り返り、今後も続けるべきことを明確にします。これにより、チームのモチベーションを維持し、成功体験を再現することができます。

• Problem（問題点）
  失敗した点や改善が必要な点を洗い出します。問題点を明確にすることで、次回の改善策が立てやすくなります。

• Try（試してみたいこと）
  新しいアイデアや改善策を考え、次回に試してみることを計画します。これにより、継続的な改善が可能になります。

• Action（行動）
  具体的な行動計画を立てることで、実際の改善につなげます。

2. YWT法

• Y（やったこと）
  実際に行ったことを時系列で振り返ります。これにより、行動の流れを把握しやすくします。

• W（わかったこと）
  その結果から得られた学びや気づきを整理します。これにより、経験からの学びを明確にし、次回に活かすことができます。

• T（次にやること）
  次回に向けての改善点や新たな行動を計画します。具体的な行動計画を立てることで、次回の実行に繋げやすくします。

3. SWOT分析

• Strengths（強み）
  自分やチームの強みを分析し、活用できる点を明確にします。これにより、強みを最大限に活かした戦略を立てることができます。

• Weaknesses（弱み）
  弱点や改善が必要な点を洗い出します。これにより、改善すべき点を明確にし、対策を立てることができます。

• Opportunities（機会）
  外部環境の中で活用できる機会を見つけます。これにより、チャンスを逃さずに活用することができます。

• Threats（脅威）
  外部環境の中での脅威やリスクを特定します。これにより、リスクを事前に把握し、対策を立てることができます。

4. 5 Whys​（5つのなぜ）

• 問題が発生した際に「なぜ？」を5回繰り返して根本原因を探ります。これにより、表面的な問題ではなく、根本的な原因を特定しやすくします。根本原因を特定することで、再発防止策を効果的に立てることができます。

5. PDCAサイクル

• Plan（計画）
  目標を設定し、計画を立てます。これにより、明確な目標に向かって行動することができます。

• Do（実行）
  計画に基づいて実行します。計画通りに実行することで、計画と実行のギャップを把握しやすくします。

• Check（評価）
  実行結果を評価し、問題点や改善点を見つけます。評価を通じて、実行の成果を確認し、次回の改善点を明確にします。

• Act（改善）
  評価結果を基に改善策を実施し、次の計画に反映させます。これにより、継続的な改善が可能になります。

「振り返り」​手法の​特徴と​適用場面

「振り返り」手法について、それぞれの特徴とそれに応じた適用場面について説明します。

1. KPT法

プロジェクトの終了後や定期的なチームミーティングで、簡単に振り返りを行いたい場合に適しています。特に、短期間での改善点を見つけたい場合に有効です。KPT法はシンプルで分かりやすく、短時間で実施できるため、頻繁に振り返りを行う場面に適しています。

2. YWT法

個人の業務や小規模なプロジェクトの振り返りに適しています。特に、具体的な行動とその結果を詳細に振り返りたい場合に有効です。YWT法は具体的な行動とその結果を整理するため、個人の成長や小規模なプロジェクトの改善に役立ちます。

3. SWOT分析

長期的な戦略立案や大規模なプロジェクトの振り返りに適しています。特に、外部環境の影響を考慮した戦略を立てたい場合に有効です。SWOT分析は内部と外部の要因を総合的に分析するため、長期的な視点での戦略立案や大規模なプロジェクトの振り返りに適しています。

4. 5 Whys​（5つのなぜ）

問題の根本原因を特定したい場合に適しています。特に、繰り返し発生する問題や複雑な問題の原因を明確にしたい場合に有効です。5 Whysは問題の根本原因を探るため、表面的な問題ではなく、根本的な原因を特定するのに役立ちます。

5. PDCAサイクル

継続的な改善を目指す場合に適しています。特に、品質管理やプロセス改善など、定期的に評価と改善を繰り返す必要がある業務に有効です。PDCAサイクルは計画、実行、評価、改善のプロセスを繰り返すため、継続的な改善を目指す業務に適しています。

最後に

いくつかの「振り返り」手法を紹介させていただきました。一言で「振り返り」と言っても、紹介してきたように様々な「振り返り」手法があります。それぞれが特徴をもっており、適用する場面も異なってきます。

業務改善を進めていく上で、「振り返り」を行う際の参考になれば幸いです。