業務の可視化とは？ 行う目的やメリット、おすすめツールを紹介

業務の可視化とは、業務の手順や進捗などを把握できるようにすること

業務の可視化とは、業務内容や手順の全体像を俯瞰し、進捗などを把握できるようにすることを指します。可視化することで、業務を効率化する上でボトルネックとなっている問題点や、潜在的な課題などが浮き彫りになるため、的確な改善策を打ち出すことが可能になり、生産性の向上や組織力の強化につながります。

一方、業務を可視化しなければ、業務全体の生産性や作業効率が低下してしまうリスクがあります。例えば、社員の仕事状況や残業時間を把握できず、一人に負荷がかかりすぎると、過労による病欠や退社など、社員を失うことにつながりかねません。また、業務の進め方が共有・標準化されておらず、担当者しか把握できていない場合、その担当者が退職した時に業務が滞ってしまう可能性があります。あるいは、複数の担当者の業務が重複している場合でも、無駄な経費がかかっていることに気づけません。

企業の課題を解決する上で、業務の可視化は非常に重要な取り組みといえます。

業務を可視化する目的

業務を可視化する目的は企業により異なりますが、主に次の2つが挙げられます。

問題点や課題を見つけて業務改善を行うため

業務内容や手順を可視化して問題点を把握できれば、業務改善に向けた施策を打つことができます。また、業務の無駄な工程を洗い出せれば、工程を改善することで業務時間の短縮につながり、従業員の残業時間を減らすこともできます。働き方改革など、労働問題の解消に向けた取り組みを実践するためにも、業務の可視化は重要です。

内部統制のため

業務の可視化は、内部統制にも必要です。内部統制とは、企業が経営目標などを達成するために必要な仕組みを整備し、運用することです。上場企業や取締役会を設置している大企業などは、内部統制の整備が義務づけられています。また、内部統制は上場審査の対象項目になっているため、上場を目指す企業にとっても重要です。内部統制を整備する際には、「内部統制3点セット」と呼ばれる資料を使います。

＜内部統制3点セット＞

• フローチャート：業務手順を可視化したもの
• 業務記述書：業務内容を明文化し、各業務の作業内容や手順を記載したもの
• リスクコントロールマトリクス（RCM）：業務内で起こりうるリスクとその具体的な対応策を一覧にしたもの

これら内部統制3点セットのうち、フローチャートを作成するためには、すべての業務手順を図式化して可視化する必要があります。

業務を可視化するメリット

業務の手順や進捗などを把握することで、企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。具体的なメリットを6つ紹介します。

業務の全体像が把握できる

業務可視化のメリットとしてまず挙げられるのは、業務手順や組織の全体像を把握できることです。組織全体の業務の流れや、業務同士のつながりを可視化することで、管理者が業務の全体像を把握できるようになり、管理しやすくなります。管理者が問題点を見つけ、改善するための施策を経営者に提案すれば、企業の経営戦略の立案にも生かせます。

また、業務を可視化することで、従業員一人ひとりの業務が組織に与える影響を明確にできます。従業員にとって、目指すべき目標がわかりやすくなり、仕事のモチベーションアップにつながります。

従業員同士で情報共有が可能になる

業務を可視化すれば、従業員が個々の業務で得た情報を、組織全体で共有できるようになります。例えば、ある従業員が業務で得た名刺などの顧客情報を、別の担当者や別の部署に共有することで、有益な情報として新たな利益につなげられる可能性があります。

無駄な業務や改善ポイントが明確になる

無駄な業務や改善ポイントを明らかにできるのも、業務を可視化するメリットです。業務内容の詳細や人員、手順を、フローチャートなどで整理することで、現状の課題が可視化されます。人員配置や手順の見直し、リソースの有効活用など、改善のための具体的な施策を打つことが可能になります。

作業効率アップにつながる

業務の可視化は、作業効率のアップにもつながります。それぞれの従業員が担当している業務の内容や担当領域が明確になることで、従業員同士の相互理解が進み、無駄な業務を削減できるからです。また、工数やコスト、それぞれのスキルなども把握できるようになり、作業を効率的に進められるようになります。

人為的なミスを減らせる

業務を可視化することで、人為的なミスを減らせるというメリットがあります。業務手順の詳細とノウハウが共有されれば、従業員ごとにバラつきがあった業務の取り組み方を標準化できます。これにより、顧客への対応不備など、トラブルを回避しやすい環境を構築できるだけでなく、業務フローにチェック工程を設けて確認を徹底することで、作業者の人為的なミスを減らすことができます。

業務の質の維持や向上が期待できる

業務の可視化によって、業務の質の維持や向上にもつながります。業務手順を視覚的に把握・理解できるようにマニュアル化して情報共有することで、誰もが同じ手順で業務を進められるようになり、業務の質を一定レベルに維持させることが可能です。また、レベルが高い人のスキルを誰もが学べるようになることで、チーム全体のスキル向上も期待できます。

業務を可視化するためのプロセス

業務の可視化はどのようなプロセスで行えばよいのでしょうか。さまざまな方法がありますが、ここでは一般的な業務可視化のプロセスをご紹介します。

1. 業務内容を洗い出す

業務の可視化に取り組む際には、まず業務担当者にしっかりとヒアリングすることが大切です。業務の内容だけではなく、普段行っている作業手順など、できるだけ細かいところまで一つひとつ丁寧に聞き出し、業務の現状を洗い出します。担当者が複数いて、それぞれのやり方に相違がある場合は、全員に確認する必要があります。

2. 問題点や課題を整理してリスト化する

ヒアリングを行った後、明らかになった問題点や改善すべき課題を、カテゴリ別に整理してリスト化します。このリストは、どの従業員が見ても内容がわかるようにすることが重要です。リストを従業員同士で共有することで、改善に向けた前向きな意識を持つことが可能になります。

3. 業務手順を可視化する

次に、業務手順のフローチャートやプロセスマップを作成し、可視化します。担当者へのヒアリングで得た情報や問題点などもすべて見てわかるように、記号などを用いて図式化するのがポイントです。プロセスマップとは、フローチャートよりも細かな情報を盛り込んだ図のことです。業務手順を可視化した図を担当者以外の従業員全員にも共有することで、作業を標準化し、業務の属人化を防ぐことができます。

■プロセスマップのイメージ

4. マニュアル化とルールの周知・徹底をする

業務手順を明らかにしたら、業務手順を整理してマニュアル化します。マニュアルはテキストのほか、図などをも使って、誰が見ても理解しやすいように作成するのがポイントです。

そして、マニュアルにのっとったルールを従業員に周知し、組織として徹底するようにします。従業員にルールを守ってもらうために、ルールを遵守することの重要性を周知することも大切です。また、マニュアル化により新たな問題が発生していないか、振り返りをすることも重要です。

おすすめの業務可視化ツール

業務可視化ツールとは、従業員の業務内容や作業状況などを可視化して、分析するツールのことです。主に営業や経理、法務、生産管理業務などで活用されています。業務実態の把握により、改善点の分析がより簡単に行えるようになるのが特徴です。

次に紹介するクライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」や、名刺管理の「SKYPCE（スカイピース）」を活用することで、従業員の業務状況や顧客情報の可視化が可能になります。

クライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」

「SKYSEA Client View」は、PCの操作ログを基に、従業員の労働時間や作業状況をグラフにして可視化することができます。社内で働く従業員だけでなく、テレワークをしている従業員の作業状況も把握することが可能です。従業員ごとの作業量の偏りや、日々の残業時間を視覚化することで、過重労働対策にも活用できます。

名刺管理「SKYPCE」

「SKYPCE」は、社内の名刺情報をデータベースに登録して集約できる名刺管理ツールです。名刺情報に紐づけて、個々の営業活動の記録や案件に関わる情報を蓄積し、可視化することが可能で、組織全体で情報を共有することができます。また、名刺情報を基に取引先の組織図ツリーを自動生成する機能などもあり、顧客の部署や担当者を「見える化」することで、業務の属人化を解消できます。

業務を可視化して営業活動の効率化を実現しよう

業務を可視化し、手順や課題などを把握することで、業務効率化やミスを減らせるといったメリットが見込めます。また、従業員が理解しやすい情報が共有されることで、従業員同士の情報交換が活発になり、組織全体の品質の向上にもつながります。

名刺管理の「SKYPCE（スカイピース）」なら、スマートフォンで撮影したり、スキャナーでスキャンしたりして取り込んだ名刺を、簡単にデータベースへ登録。また、「Salesforce」と連携することで、「SKYPCE」の名刺情報を反映することも可能です。

さらに、クライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」と連携すれば、名刺情報の取り扱いを操作ログで把握できるほか、名刺管理画面の画面キャプチャーを禁止したり、操作が一定時間ないと画面をロックしたりすることもでき、より高いセキュリティ性を保ちながら名刺情報を管理できます。

業務可視化の一環として、ぜひ名刺管理の「SKYPCE（スカイピース）」の導入をご検討ください。